Chronoo

Document provisoire, à valider juridiquement

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 10 octobre 2026

La présente politique décrit comment Chronoo (« Chronoo », « nous ») traite les données personnelles dans le cadre de son service SaaS de prise de rendez-vous en ligne et de gestion d’agendas connectés, conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD, RS 235.1).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est l’éditeur de la plateforme Chronoo. Pour toute question relative à la protection des données : ask@chronoo.ch.

ACN Group Sàrl (en cours de constitution), Chemin du Petit-Bâle 3, 1045 Ogens, Suisse. Numéro IDE : en cours d’attribution. Contact : ask@chronoo.ch

2. Données traitées

2.1 Visiteurs et prospects (prise de rendez-vous)

  • Identité et contact : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone (optionnel), société (optionnel).
  • Contenu de la demande : objet ou message libre, mode de rendez-vous, adresse en présentiel le cas échéant.
  • Données de planification : créneau choisi, fuseau horaire, langue, identifiant technique de réservation.
  • Données techniques : adresse IP (limitation anti-abus), identifiant de session analytics (si activé).

2.2 Comptes utilisateurs (offre self-service)

  • Identité de compte : nom affiché, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme de hash).
  • Profils et paramètres de disponibilité, libellés publics, préférences de rendez-vous.
  • Adresses de mobilité, si renseignées dans l’espace compte :
    • Adresse de domicile : donnée sensible ; gérée uniquement par le titulaire du compte ; utilisée côté serveur pour estimer les trajets. Elle n’apparaît pas sur la page de réservation publique ni dans la configuration envoyée au navigateur.
    • Adresse du lieu de travail (bureau) : même usage trajet côté serveur ; pas exposée publiquement. Un administrateur d’organisation peut la renseigner à la création d’un siège, sans accès à l’adresse de domicile.

2.3 Connexion d’agendas (OAuth / CalDAV)

Si vous connectez un agenda via OAuth (Google, Microsoft Outlook, Infomaniak) ou via CalDAV manuel, Chronoo reçoit et conserve les secrets nécessaires (jetons OAuth chiffrés, ou identifiants CalDAV / mot de passe d’application) afin de lire vos disponibilités et, le cas échéant, d’écrire les événements de rendez-vous. Nous n’accédons qu’aux calendriers que vous activez explicitement. Les données d’agenda restent hébergées chez le fournisseur concerné ; nous n’en conservons que le strict nécessaire au fonctionnement du service.

2.4 Données des utilisateurs Google (Google Agenda)

Lorsque vous connectez un compte Google, Chronoo demande l’accès à Google Agenda et à l’adresse e-mail de votre compte Google. Cet accès sert uniquement aux fonctions de réservation visibles dans votre compte :

  • Adresse e-mail : identifie le compte Google connecté dans votre compte Chronoo et le relie à la bonne page de réservation.
  • Liste des agendas (noms et identifiants) : vous permet de choisir les agendas qui bloquent des créneaux.
  • Disponibilités et événements des agendas activés : heures de début et de fin, statut « occupé » ou « disponible » et, pour les rendez-vous en présentiel, le lieu de l’événement, utilisé pour estimer le trajet entre deux rendez-vous. Les titres des événements ne sont lus que si vous ouvrez le diagnostic de disponibilité avec les titres activés, et ne sont affichés qu’à vous.
  • Événements de rendez-vous : lorsqu’un visiteur réserve, Chronoo crée le rendez-vous dans l’agenda que vous avez choisi (date, heure, objet, coordonnées du visiteur, lien de visioconférence comme Google Meet le cas échéant), puis le supprime ou le met à jour en cas d’annulation ou de déplacement.
  • Blocs « Trajet » : pour un rendez-vous en présentiel, Chronoo ajoute avant et, si besoin, après un événement « Trajet » marqué disponible, et le retire en cas d’annulation. Si vous activez l’option dans « Modes de réunion », il fait de même autour des rendez-vous en présentiel que vous saisissez vous-même, à partir de leur heure et de leur lieu seulement. Chronoo garde l’identifiant et les heures de ces blocs, pas le contenu de vos événements.

Stockage : nous conservons les jetons OAuth (chiffrés), l’adresse e-mail du compte, la liste de vos agendas avec vos choix, et les identifiants des événements créés par Chronoo. Le contenu de vos autres événements n’est pas stocké : les disponibilités sont calculées à la demande et gardées au plus quelques minutes dans un cache temporaire.

Partage : les données des utilisateurs Google ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni partagées avec des tiers, sauf avec les sous-traitants nécessaires au service (hébergement en Suisse) ou si la loi l’exige. Les visiteurs de votre page de réservation ne voient que les créneaux libres. Personne chez Chronoo ne lit ces données, sauf avec votre accord explicite pour le support, pour des raisons de sécurité ou pour respecter la loi.

Suppression : déconnecter l’agenda dans votre compte, ou supprimer votre compte, révoque l’accès auprès de Google et efface les jetons et les informations d’agenda conservées. Vous pouvez aussi retirer l’accès à tout moment sur myaccount.google.com/permissions, ou demander la suppression à ask@chronoo.ch.

L’utilisation et le transfert par Chronoo des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). Chronoo's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

3. Finalités et bases légales

  • Exécution du service : planifier, confirmer, rappeler ou permettre la modification/annulation d’un rendez-vous (art. 6 nLPD).
  • Compte utilisateur : création et administration de votre espace, connexion des agendas (art. 6 nLPD).
  • Sécurité et anti-abus : limitation du débit, journalisation d’événements de sécurité (intérêt prépondérant, art. 31 nLPD).
  • Amélioration du produit : statistiques agrégées de parcours de réservation, si l’option analytics est activée sur l’instance (intérêt prépondérant ou consentement selon le cas).
  • Obligations légales : conservation limitée de traces techniques lorsque la loi l’exige.

4. Destinataires et sous-traitants

Les données peuvent être traitées par (selon les fonctionnalités réellement activées sur l’instance ou le compte) :

  • Hébergeur : Infomaniak Network SA (Suisse), pour l’hébergement de l’application, des fichiers de données et des journaux techniques.
  • À compléter : prestataire de paiement (Payrexx), lorsque la carte et TWINT sont ouverts.
  • À compléter : fournisseur de l’Assistant Chronoo.
  • Agendas (CalDAV / OAuth) : Google LLC, Microsoft Corporation, Infomaniak, ou tout serveur CalDAV que vous configurez (URL et identifiants fournis par vous). Chronoo lit les plages occupées pour calculer les créneaux à proposer. Les visiteurs ne voient que les créneaux libres. Le détail des rendez-vous reste dans votre agenda. Chronoo peut écrire les événements de rendez-vous selon les calendriers que vous activez.
  • Calcul de trajet (option mobilité) : en priorité swisstopo (géocodage des adresses, Confédération suisse) et Open Journey Planner (durée du trajet, Office fédéral des transports). OpenRouteService (HeiGIT, Allemagne) n’est appelé que si le service suisse correspondant ne répond pas. Le domicile, l’adresse entreprise et l’adresse d’un présentiel sont vérifiés. Les coordonnées du trajet sont transmises au moment de la réservation présentielle.
  • Visioconférence : selon le mode choisi : Google Meet, Microsoft Teams, kMeet (Infomaniak), Zoom. Zoom peut reposer sur un lien fixe configuré ou, si les identifiants Server-to-Server sont présents sur l’instance, sur la création d’une réunion via l’API Zoom.
  • Connecteur de recherche Microsoft (opt-in Enterprise) : si le compte l’active, indexation de métadonnées de rendez-vous (titre générique, créneau, mode, profil). Pas d’e-mail, de téléphone ni de société du prospect dans cet index.
  • Messagerie : envoi des e-mails transactionnels (confirmation, rappel, annulation) par le serveur d’envoi configuré pour l’instance.

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Tout sous-traitant est choisi pour garantir un niveau de protection adéquat au regard de la nLPD. La liste ci-dessus décrit les intégrations prévues par le logiciel ; seules celles effectivement configurées traitent des données.

5. Transferts à l’étranger

L’infrastructure principale est située en Suisse (Infomaniak). Le calcul de trajet interroge d’abord swisstopo et Open Journey Planner, en Suisse. OpenRouteService (Allemagne) n’est utilisé qu’en secours. L’usage d’agendas ou de visioconférence via des services américains ou européens, ou de Microsoft Graph, peut entraîner un transfert de données hors de Suisse. Ces transferts reposent sur les garanties contractuelles et techniques du fournisseur concerné et sur votre choix d’activer ces intégrations.

6. Durées de conservation et anonymisation

Nous appliquons le principe de limitation de la conservation. Les durées ci-dessous reflètent la configuration technique de l’instance et peuvent être adaptées par l’administrateur.

6.1 Journal des réservations

Les données identifiantes liées à une réservation passée (nom, prénom, e-mail, téléphone, société, objet de demande, adresse de rendez-vous, jeton de gestion) sont anonymisées automatiquement 365 jours après la fin du créneau réservé, par une tâche planifiée.

Après anonymisation, seules des métadonnées non identifiantes peuvent subsister (dates, mode de rendez-vous, statistiques internes).

6.2 Lien de gestion du rendez-vous

Le jeton permettant de reporter ou annuler un rendez-vous expire 30 jours après la fin du rendez-vous, ou est effacé lors de l’anonymisation du journal.

6.3 Compte utilisateur et OAuth

  • Données de compte : conservées tant que le compte est actif, puis supprimées dans un délai raisonnable après suppression du compte.
  • Jetons OAuth d’agenda : révoqués à la déconnexion du calendrier ou à la fermeture du compte.
  • Journaux techniques et analytics : durée limitée (rotation ou agrégation), généralement inférieure à 12 mois.

7. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des secrets et jetons OAuth, contrôle d’accès aux fichiers sensibles, protection CSRF sur la réservation, limitation du débit, journalisation des événements de sécurité. Aucune mesure n’offre toutefois une sécurité absolue.

8. Vos droits

Conformément à la nLPD, vous disposez notamment des droits suivants, dans les limites prévues par la loi :

  • droit d’information sur le traitement ;
  • droit d’accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de suppression ou d’anonymisation lorsque les données ne sont plus nécessaires ;
  • droit de retirer un consentement le cas échéant ;
  • droit d’introduire une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Exercez vos droits en écrivant à ask@chronoo.ch. Nous pouvons vous demander de prouver votre identité.

9. Cookies et stockage local

Le parcours de réservation peut utiliser un stockage local du navigateur (langue, session analytics). L’espace compte repose sur un cookie de session strictement nécessaire à l’authentification. Aucun cookie publicitaire n’est déposé par défaut par Chronoo.

10. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour refléter l’évolution du service ou de la réglementation. La date de mise à jour figure en tête de document. En cas de changement substantiel, nous informerons les utilisateurs de compte par e-mail ou via l’interface lorsque cela est pertinent.

11. Contact

Questions ou demandes relatives à la protection des données : ask@chronoo.ch.